Privacyverklaring

Op wiens naam deze gegevens staan

Deze site en alles wat erop binnenkomt staan op naam van CV Onderhoud Zwolle B.V., gevestigd aan Vermeerstraat 54 in Zwolle. Dat bedrijf beslist wat er met uw gegevens gebeurt en is daarmee de verwerkingsverantwoordelijke die de wet bedoelt. Een functionaris voor gegevensbescherming hoeven wij niet aan te stellen en hebben wij dus ook niet: een monteursbedrijf van deze omvang valt daar niet onder. Uw vraag komt daarom bij ons zelf binnen en wordt ook door ons zelf opgepakt.

Wat wij van uw toestel vastleggen

Het grootste deel van onze gegevens gaat niet over u, maar over het apparaat in uw woning. Zonder die gegevens kan een monteur niet met het juiste onderdeel in de bus stappen. Dit leggen wij vast:

• Merk en type van de ketel. Van de typeplaat of van de foto die u ervan maakte. Daaraan hangt welke pakking, welke sensor en welk gasblok erin horen.
• Het bouwjaar van het toestel. Vaak in het serienummer verwerkt. Dit bepaalt of een onderdeel nog leverbaar is en of vervangen verstandiger is dan repareren.
• De storingscode die u doorgeeft. Twee of drie tekens uit het display, plus wat u erbij vertelt: slaat hij af in de ochtend, bij warm water of bij vorst. Die combinatie bepaalt of wij hier met spoed naartoe gaan.
• De stand van de drukmeter en de thermostaat. Een getal, meestal met een foto erbij.
• Of er koolmonoxidemelders hangen, en waar. Wij noteren of er een melder in de opstellingsruimte en op de slaapverdieping zit, of hij heeft afgegaan en wanneer hij voor het laatst is vervangen. Bij een melding waarbij een melder is afgegaan, of bij een vermoeden van koolmonoxide, laten wij dat in het dossier staan. Dat is geen gegeven over uw gezondheid en dat vragen wij ook niet; het gaat ons om de veiligheid van de opstelling.
• Het type rookgasafvoer en de opstelplaats. Zolder, berging, badkamer of keukenkast, met de ruimte eromheen en de luchttoevoer.
• Uw naam, telefoonnummer en e-mailadres. Die drie zijn verplicht in het formulier, want een storing laat zich niet per brief oplossen.
• Plaats, en bij een bezoek het volledige adres. De plaats bepaalt of u binnen ons werkgebied van 16 plaatsen valt en in welke rit u past.
• De pagina en de dienst waarvandaan u verstuurde. Zo zien wij of het om een jaarbeurt, een storing of een vervanging gaat zonder dat u dat nog hoeft uit te leggen.

Een aanvraag wordt eerst afgeschermd in het beheer van deze website gezet en gaat daarna per e-mail naar onze mailbox, in die volgorde. Valt de mail uit, dan staat uw melding er toch. Om een burgerservicenummer, een identiteitsbewijs of medische gegevens vragen wij nooit; zet die dus ook niet in het tekstvak.

Toegang tot de meterkast en de opstelplaats

Een monteur moet bij de gaskraan, de meterkast en het toestel kunnen. Wat u daarover doorgeeft, leggen wij vast omdat het de planning en de veiligheid bepaalt: op welke verdieping het toestel hangt, of de opstelplaats achter een luik of in een kast zit, of er een ladder nodig is, en hoe wij binnenkomen als u zelf niet thuis bent.

Laat u een sleutel bij een buur of een familielid, of staat er een sleutelkluis, dan noteren wij alleen wat nodig is om de deur open te krijgen: een voornaam, een huisnummer en een telefoonnummer, en bij een kluis de plek. Een cijfercode zetten wij nergens in het dossier en nergens in een e-mail; die geeft u aan de monteur door op de dag zelf. Na het bezoek halen wij de sleutelafspraak uit de planning weg.

Het contract en het bezoek dat elk jaar terugkomt

Sluit u een onderhoudscontract, dan ontstaat er iets wat een losse klus niet heeft: een afspraak die elk jaar opnieuw tot een bezoek leidt. Daarvoor houden wij een vaste set gegevens bij, en langer dan bij een eenmalige reparatie.

• Op wiens naam het contract staat, welke van de drie vormen u koos en op welke datum het begon.
• Welk toestel eronder valt, met merk, type en serienummer. Een contract dekt dat ene toestel, dus moet vaststaan welke ketel bedoeld is.
• De maand waarin de beurt valt, zodat wij u in diezelfde periode van het volgende jaar kunnen benaderen voor een afspraak. Dat bericht hoort bij de overeenkomst en is geen reclame.
• Wat elke beurt opleverde, welke onderdelen eruit gingen en wat er per bezoek is gefactureerd.

Zegt u het contract op, dan stoppen de herinneringen meteen. De bezoeken die geweest zijn blijven aan de facturen hangen en vallen onder de bewaarplicht die daarvoor geldt.

Het logboek van de installatie

Van elk bezoek maken wij een regel: de datum, de monteur, de meetwaarden die hij aflas, wat hij schoonmaakte of verving, en het advies dat hij achterliet. Over een paar jaar is dat logboek het nuttigste wat wij van uw installatie hebben. Daarin zien wij dat de druk elk jaar opnieuw wegzakt, dat dezelfde sensor voor de tweede keer vervuilt of dat een rookgasafvoer sinds het vorige bezoek is aangepast.

Het logboek hangt aan het adres en aan het serienummer van het toestel, niet aan u als persoon. Verhuist u, dan blijft het bij het toestel horen; de bewoner die na u komt krijgt op verzoek de technische regels, zonder uw naam, uw nummer en wat u ons over uw woonsituatie vertelde. Verhuist de ketel mee naar uw nieuwe adres, dan gaat het logboek met u mee.

Per doel de grondslag uit de AVG

De wet verlangt dat per doel vaststaat waarop een verwerking rust. Bij ons zijn dat deze zes:

Een nieuwsbrief bestaat hier niet, adverteren met uw gegevens doen wij niet en doorverkopen al evenmin. De enige berichten die u na een bezoek nog van ons krijgt, zijn de herinnering die bij een contract hoort en het antwoord op iets wat u zelf vroeg.

De foto van de typeplaat en andere bijlagen

Bij het formulier kunt u tot 6 bestanden kwijt, als foto of als pdf, van twaalf megabyte per stuk. Bij het versturen gaan ze eerst kort naar de webserver, worden ze aan de e-mail naar ons gehangen en daarna direct van die webserver gewist. Er blijft dus niets van staan op de server van deze site. Wat overblijft is de kopie in onze mailbox, en bij een opdracht de kopie in uw dossier.

Let even op wat er mee in beeld komt. Een typeplaat zit vaak onder de mantel in een meterkast, en op zo’n foto staan soms ook post, een ladder met uw naam erop of een briefje met wachtwoorden op de binnenkant van het kastdeurtje. Krijgt u dat niet uit de uitsnede, dan kunt u het stukje zwart maken voordat u verstuurt. Een pdf van een eerdere onderhoudsbon of van de installatiehandleiding is prima; staat er een rekeningnummer op, haal dat er dan af, want wij hebben het niet nodig.

Een bijlage die bij een aanvraag zonder opdracht hoort, gaat met die aanvraag na twaalf maanden weg. Hoort de foto bij een uitgevoerd bezoek, dan volgt hij de termijn van het logboek hieronder. Wilt u een bijlage eerder verwijderd hebben, dan doen wij dat op uw verzoek, tenzij hij aan een factuur vastzit.

Per soort gegeven een bewaartermijn

Melding zonder opdracht

Twaalf maanden. Zo lang komt een storing nog terug bij hetzelfde toestel. Daarna gaan de melding, de foto’s en de mailkopie eruit.

Bezoekrapport en logboek van de installatie

Vijftien jaar na het laatste bezoek, of korter als u daarom vraagt. Die termijn volgt de levensduur van een gastoestel, zodat bij een storing in jaar twaalf nog na te lezen is wat er in jaar vier is gedaan.

Wat er over koolmonoxidemelders en de rookgasafvoer is vastgelegd

Even lang als het logboek waar het in staat, want juist bij dit onderwerp moet de voorgeschiedenis van een opstelling na te gaan zijn.

Onderhoudscontract en de herinnering voor de jaarbeurt

Zolang het contract loopt. Na opzegging stopt de herinnering direct en houden wij alleen de uitgevoerde bezoeken bij de administratie.

Toegangsafspraak, sleuteladres en opmerkingen over de meterkast

Tot het bezoek is afgerond, daarna halen wij ze uit de planning. Alleen de opstelplaats zelf blijft bij het toestel staan.

Facturen, betaalgegevens en bonnen van onderdelen

Zeven jaar. Zo lang moet onze boekhouding te controleren zijn.

Logbestanden van de webserver

Een paar weken, volgens de instelling van de partij die onze hosting verzorgt, en alleen voor storingen en misbruik.

Een foto waarvoor u toestemming gaf

Tot u die toestemming intrekt. Daarna gaat hij van de site af en uit onze eigen stukken.

Wie het buiten ons bedrijf onder ogen krijgt

Binnen ons bedrijf ziet de monteur die bij u komt het dossier, plus degene die de planning en de facturen doet. Daarbuiten gaat er alleen iets weg als die stap het vraagt:

• De leverancier of de importeur van uw ketel, als wij een onderdeel bestellen of een beroep op de fabrieksgarantie doen. Zij krijgen het type, het serienummer en de storingscode, en uw adres alleen als het pakket rechtstreeks naar u gaat.
• De netbeheerder, als er iets aan de gasaansluiting of de gasmeter moet gebeuren of als wij een onveilige situatie moeten melden. Dan gaan het adres en de bevinding mee.
• Uw verhuurder, beheerder of vereniging van eigenaren, als die over het toestel of over een doorvoer gaat en u ons vraagt het met hen te regelen.
• De gemeente, als een nieuwe doorvoer in gevel of dak een melding of een omgevingsvergunning nodig heeft. Zo’n aanvraag staat op naam van de eigenaar, dus daar staan uw naam en adres op.
• Een installateur of elektricien die wij erbij halen voor werk dat buiten onze eigen klus valt.
• De partij die deze site huisvest, de partij achter onze mailbox en de boekhouder die onze administratie doet.

Buiten dit rijtje verstrekken wij niets, behalve als een wet of een rechterlijke uitspraak ons daartoe dwingt.

Verwerkers en opslag binnen de EER

De hostingpartij, de mailprovider en de boekhouder werken met uw gegevens in onze opdracht. Met ieder van hen hebben wij de overeenkomst die artikel 28 AVG verlangt. Daarin is vastgelegd dat zij de gegevens uitsluitend voor onze opdracht mogen gebruiken, dat zij ze moeten beveiligen, dat zij er niet zonder onze instemming een andere partij bij halen en dat zij alles wissen of teruggeven wanneer de samenwerking eindigt.

De apparatuur waarop deze website, de opgeslagen meldingen, de bijlagen en onze mailbox staan, bevindt zich in een datacentrum binnen de Europese Economische Ruimte. Wij sturen niets naar een partij buiten de EER en gebruiken geen dienst die uw gegevens daarheen zou verplaatsen.

De ketelleverancier, de netbeheerder, de gemeente en uw verhuurder zijn geen verwerkers van ons. Zij beslissen zelf wat zij met de gegevens doen die zij van ons krijgen, en zijn daar ook zelf op aan te spreken.

Hoe wij het afgeschermd houden

Het formulier werkt met een code die per bezoeker opnieuw wordt aangemaakt en met een veld dat u niet ziet maar een automaat wel invult; daarmee vallen de meeste bots af. Meldingen staan niet in een openbare lijst maar afgeschermd in het beheer van de site, en daar komen alleen de mensen bij die met de planning werken, elk met een eigen inlog. Uw bijlagen blijven niet op de webserver achter. Al het verkeer naar deze site loopt versleuteld.

Loopt er toch iets mis en levert dat risico voor u op, dan melden wij het binnen 72 uur bij de Autoriteit Persoonsgegevens, zoals artikel 33 AVG vereist. Is dat risico hoog, dan hoort u het op grond van artikel 34 ook van ons zelf, met wat er precies is gebeurd.

Meetcijfers, cookies en de serverlog

Wij meten niet hoe u zich over deze pagina’s beweegt. Er staat geen bezoekersteller, geen advertentienetwerk en geen dienst van buiten die uw gedrag van site naar site volgt. Deelknoppen van sociale media ontbreken, en het lettertype en de afbeeldingen komen van onze eigen server, zodat het opvragen van een pagina geen verzoek naar een ander bedrijf stuurt. WordPress plaatst alleen een cookie bij wie op het beheer inlogt. Omdat er niets te kiezen valt, treft u hier ook geen cookiemelding aan.

Wat de server zelf wegschrijft, is een regel per opgevraagde pagina met het tijdstip en het ip-adres. Dat gebruiken wij om uit te zoeken waarom iets niet werkte of wie het formulier aan het volgooien is, en voor niets anders.

Wat u ons kunt laten doen, per artikel

De AVG geeft u een aantal rechten tegenover ons. Het artikelnummer staat erbij, zodat u ze kunt nalezen:

• Artikel 15, inzage. Opvragen wat er in uw dossier en in het logboek van uw toestel staat, met een kopie.
• Artikel 16, rectificatie. Een verkeerd serienummer, een verkeerd bouwjaar of een verkeerd nummer laten verbeteren of aanvullen.
• Artikel 17, verwijdering. Laten wissen wat niet onder een bewaarplicht valt.
• Artikel 18, beperking. Het gebruik laten stilleggen, bijvoorbeeld terwijl een correctie wordt uitgezocht.
• Artikel 20, overdraagbaarheid. Wat u zelf aanleverde in een leesbaar bestand meekrijgen, bijvoorbeeld om het aan een andere installateur te geven.
• Artikel 21, bezwaar. Bezwaar maken tegen wat op ons gerechtvaardigd belang rust, zoals het bewaren van het logboek.
• Artikel 7 lid 3, toestemming intrekken. Een eerder gegeven toestemming voor een foto weer ongedaan maken.
• Artikel 22, geen geautomatiseerd besluit. Er beslist hier geen systeem over u. Of een storing met spoed wordt ingepland, bepaalt een mens die de code en uw verhaal leest.

Stuur uw verzoek naar info@cvonderhoudzwolle.nl, met het adres en het merk van de ketel erbij, dan hebben wij het dossier snel boven water. U hoort binnen vier weken van ons. Is het verzoek omvangrijk, dan mag die termijn volgens artikel 12 lid 3 AVG met twee maanden worden opgerekt, en dan zeggen wij dat binnen die eerste maand. Om te voorkomen dat een dossier bij de verkeerde persoon terechtkomt, kunnen wij u iets vragen dat alleen de bewoner weet, zoals de datum van het laatste bezoek of de code die toen in het display stond. Een identiteitsbewijs is daarvoor niet nodig, en wij brengen voor een verzoek geen bedrag in rekening.

Een klacht bij de Autoriteit Persoonsgegevens

Bent u niet tevreden over hoe wij met uw gegevens of met uw verzoek omgaan, laat het ons dan eerst weten; dan kunnen wij het nog rechtzetten. Lukt dat niet, dan kunt u de zaak voorleggen aan de Autoriteit Persoonsgegevens, de toezichthouder in Nederland, via autoriteitpersoonsgegevens.nl. Dat recht staat in artikel 77 AVG en u houdt het ook als wij vinden dat er niets aan de hand is. Daarnaast kunt u op grond van artikel 79 AVG naar de rechter.

Waar u ons bereikt

Bedrijf

CV Onderhoud Zwolle B.V.

Adres

Vermeerstraat 54
8021 VC Zwolle

Telefoon

085 226 06 81

E-mail

info@cvonderhoudzwolle.nl

Deze verklaring loopt mee met de site en met onze werkwijze: verandert daar iets aan, dan werken wij de tekst bij. De datum boven aan de pagina laat zien wanneer dat voor het laatst is gebeurd. Wat hier staat is uitleg over onze eigen werkwijze en geen juridisch advies.